Szanowni Państwo,
W ślad za rekomendacją Polskiej Agencji Rozwoju Regionalnego (PARP) pełniącej funkcję Jednostki Wspierającej, przekazujemy istotne informacje związane z procesem dokonywania zakupów w ramach przedsięwzięcia MŚP i ich rozliczania. Prosimy o zapoznanie się z nimi i ich stosowanie.
Każdy wydatek powyżej 50 tys. zł, który będzie poniesiony w ramach przedsięwzięcia MŚP musi być dokonany zgodnie z zasadą konkurencyjności, aby mógł być uznany za kwalifikowalny. Jednym z elementów tej zasady jest zakaz stosowania opisu przedmiotu zamówienia w sposób ograniczający konkurencję, w szczególności poprzez wskazanie modelu, producenta, znaku towarowego czy innych cech przedmiotu zamówienia wskazujących na konkretny produkt. W szczególności zwracamy uwagę, że nawet w sytuacji gdy w treści wniosku o objęcie przedsięwzięcia MŚP wsparciem wskazano konkretne modele przedmiotów, ich marki, typy, producentów, czy znaki towarowe produktów, nie oznacza to możliwości udzielenia zamówienia przez MŚP na ten właśnie produkt.
Wskazanie konkretnych modeli we wniosku służyło wyłącznie ustaleniu kwoty/budżetu dla zadania, w którym dany przedmiot występuje, a zakupy muszą odbywać się z zachowaniem wszystkich zasad wynikających w zasady konkurencyjności.
Odnośnie zakupów, których wartość nie przekracza wartości 50 tys. zł należy pamiętać, że MŚP zobowiązany jest wykazać się należytą starannością przy ich ponoszeniu, tzn. wydatki muszą być dokonywane w sposób racjonalny i po cenach rynkowych. Zwracamy uwagę, że w każdym przypadku wydatku do 50 tys. zł należy zbadać, czy odpowiada on cenie rynkowej.
Na etapie rozliczenia wydatków w ramach wniosków o płatność, w szczególności w sytuacjach budzących wątpliwość, Operator/Partner będzie oczekiwać od Państwa przedstawienia dokumentów potwierdzających, że wydatek odpowiada uwarunkowaniom rynkowym. Wyjątkową staranność należy zachować w sytuacji, gdy faktury lub kumulowane zadania w ramach zamówienia będą opiewać na kwoty zbliżone do wartości 50 tys. zł.
Kolejną istotną kwestią jest konieczność zwrócenia uwagi na wydatki w ramach przedsięwzięcia MŚP, które powinny być zagregowane do jednego zamówienia z zastosowaniem trzech tożsamości wskazanych w Przewodniku kwalifikowalności (tożsamość przedmiotowa, tożsamość czasowa, tożsamość podmiotowa). W sytuacji gdy w opinii Operatora/Partnera wydatki powinny być agregowane, będzie oczekiwać od Państwa dokumentacji potwierdzającej prawidłowe szacowanie wydatków z uwzględnieniem trzech wskazanych w przewodniku tożsamości, od których zależy prawidłowe ustalenie wartości zamówienia.
W procesie szacowania wydatku należy pamiętać o rekomendacji, zgodnie z którą wartość zamówienia szacowana powinna być w oparciu o bieżące dane, tj. w przypadku dostaw i usług nie powinno być wcześniejsze niż 3 miesiące przed wszczęciem postępowania (jeśli postępowanie nie było wszczynane, to przed udzieleniem zamówienia).
W przypadku robót budowlanych termin ten nie powinien być dłuższy niż 6 miesięcy przed wszczęciem postępowania (jeśli nie było wszczynane, to przed udzieleniem zamówienia).
Kwoty podane we wniosku o objęcie przedsięwzięcia MŚP wsparciem nie mogą zastąpić procesu szacowania wartości zamówienia przed jego udzieleniem.
Wskazanie w dokumentacji z szacowania, że szacowanie przeprowadzono w oparciu o dane wskazane we wniosku o objęcie przedsięwzięcia MŚP wsparciem, w tym w szczególności HRF, nie jest dopuszczalne.